Бланк организации с угловым расположением реквизитов. Продольный бланк документа. Самарская академия культуры и искусств

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.

Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм - левое;
• 10 мм - правое;
• 20 мм - верхнее;
• 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Бланк условно можно разделить на три части.

1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

2. Рабочее поле документа включает реквизиты:

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.

Бланки документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).

Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.1).

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

бланк документа;

классификация бланков документов;

размеры полей;

формат бланка документа;

реквизит документа;

реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";

реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";

реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";

реквизит "08 - наименование организации";

реквизит "11 - дата документа";

реквизит "12 - регистрационный номер документа";

реквизит "14 - место составления или издания документа.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 1

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации"; 09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 2 15 – адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. 3

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой 01 02 03 04 - код организации; 05 06 08 - наименование организации; 09 11 - дата документа; 12 13 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция". 4

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. 5

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book". 6

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. 7

Официальные документы, как правило, создаются на блан-ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведен-ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор-ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку-мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два фор-мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз-меров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны-ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за-висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова-нии организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе-мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма.

В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую-щие реквизиты:

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи-вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви-зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку-мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче-ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо-жением реквизитов.

Общий бланк .

В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-ния);

04 код организации;

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от-меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци-онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа . Если общий бланк дополнить наимено-ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет-ных видов документов целесообразно создавать, если в организа-ции применяется большое количество документов этих видов (на-пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках . В организациях субъектов Россий-ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче-стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на-циональном, на одном уровне, используя продольное располо-жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа-ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та-ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска-жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле-нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков).

При поступлении бланков в журнале записывают:

Наименование вида бланка;

Дату поступления;

Номер сопроводительного документа;

Наименование предприятия-изготовителя;

Серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

Наименование вида бланка;

Количество экземпляров;

Серию и номера бланков;

Наименование структурного подразделения;

Фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

Расписку в получении;

Примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае-мых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна-ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап-паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж-ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме-щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав-тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот-рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло-щадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают-ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло-щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво-бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен-тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет-ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме-щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от-метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго-товлении бланков.

Не допускается:

Размещение на бланке только сокращенного наименова-ния организации — автора документа, отсутствие сведе-ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

Составление бланка на двух языках, но с различной ин-формацией об организации — авторе;

- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

Размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст-венной регистрации;

Произвольного расположения реквизитов бланка, не соот-ветствующих требованиям государственного стандарта;

Размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен-ные» украшения);

Размещение реквизитов на бланках российских организа-ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на-рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов офор-мления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки ) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольное расположение реквизитов на бланке

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Пример оформления документа на продольном бланке

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, напри-мер, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Продольный бланк документа с реквизитами на двух языках

Угловой бланк

При угловом расположении (угловые бланки ) реквизиты «Наименование организа-ции», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верх-нем левом углу.

На угловом бланке реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный способ расположения реквизитов на угловом бланке

Флаговый способ расположения реквизитов на угловом бланке

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.

Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка). Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

· 01 - Государственный герб Российской Федерации;

· 02 - герб субъекта Российской Федерации;

· 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 08 - наименование организации;

· 14 - место составления или издания документа.