Административное делопроизводство. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях (1)

1.Краткая история развития делопроизводства.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством, это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения в системе управления, жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 (название ГОСТа).

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ – автоматизированная система управления.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения делопроизводства

по административным процедурам

Утверждена директором колледжа 25.05.2009

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в музыкальном колледже (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 01.01.2001 «Об основах административных процедур», «Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях» утверждённой Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 07.05.2009 №39 и определяет порядок ведения в колледже делопроизводства по административным процедурам в отношении граждан, обратившихся за осуществлением административной процедуры.

2. Делопроизводство по административным процедурам ведется отдельно от других видов делопроизводства.

3. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами, назначенными приказом директора колледжа.

4. Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется путём регистрации в журнале.

5. Все поступающие в колледж заявления заинтересованных лиц, административные жалобы регистрируются в день подачи в установленном порядке.

6. Административная жалоба заинтересованного лица на принятое административное решение регистрируется отдельно от заявления заинтересованного лица в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

7. Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в колледж в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс.

8. Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, регистрируется в журнале с соответствующей пометкой «подано устно».

9. Конверты от поступивших заявлений заинтересованных лиц сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения.

10. Регистрационный индекс документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в колледже.

11. Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе журнала.

12. Контроль за рассмотрением заявлений заинтересованных лиц в колледже ведется с использованием регистрационно-контрольных карточек или журнала.

13. Контроль завершается, если административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры принято в письменной форме, внесено в соответствующую графу журнала.

14. Административное решение, принятое в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит объявлению заинтересованному лицу и результат принятого административного решения отмечается в соответствующей графе журнала в котором регистрировались устные заявления.

15. Заверение копий справки или другого документа, выданного колледжем по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа.

16. На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия уполномоченным органом административного решения (за исключением случая отказа в принятии заявления заинтересованного лица) делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

17. В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в журнале делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело. При этом заявление возвращается заинтересованному лицу вместе с прилагаемыми к заявлению документами и (или) сведениями.

18. При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещения о принятом административном решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения.

19. В журнале делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления по почте, в виде электронного документа или иным способом и дата направления.

20. Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

21. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

22. В деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур.

23. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.

24. По истечении установленных сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления , в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Состав реквизитов
регистрационно-контрольной формы регистрации
заявлений заинтересованных лиц

№ ____________________________

(регистрационный индекс)

Фамилия, собственное имя, отчество, место жительства (место пребывания) гражданина или наименование и место нахождения юридического лица, контактный телефон _

Форма подачи заявления ________________________________________________________

Дата подачи заявления _________________________________________________________

Количество листов заявления ____________________________________________________

Количество листов документов и (или) сведений, представленных заинтересованным лицом ________________________________________________________________________

Даты, индексы* повторных заявлений ____________________________________________

Наименование административной процедуры ______________________________________

_____________________________________________________________________________

Исполнитель _________________________________________________________________

Срок исполнения _____________________________________________________________

Ход рассмотрения ____________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Отметка о направлении заявления в соответствующий уполномоченный орган и уведомлении об этом заинтересованного лица _____________________________________

_____________________________________________________________________________

Дата и номер принятого административного решения _______________________________

Результат принятого административного решения __________________________________

_____________________________________________________________________________

Отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении _____________________________________________________________________

Отметка о снятии с контроля ___________________________________________________

Документ подшит в дело № _____ _____ л.

______________________________

*Проставляются при присвоении повторному заявлению очередного регистрационного индекса.

Правовая основа: Закон РБ № 433-З от 28 октября 2008 г. «Об основах административных процедур»

Административная процедура (АП) – действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по установлению, изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа, либо регистрацией или учетом заинтересованного лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, находящегося в республиканской или коммунальной собственности.

Сроки: осуществляется в срок, определяемый исходя из времени, требуемого для получения и обработки всех документов/сведений, необходимых для осуществления АП (не может превышать 15и дн., направление запросов в другие гос.органы – 1 мес)

Заявления: на бел. или рус. языке в письм. форме, за искл-м случаев, когда зак-м об АП допускается обращение с устным заявлением (м.б. предусмотрены типовые формы заявлений); в обязательном порядке должны предост-ся лишь документы и сведения, которые необходимы для осуществления АП и могут быть представлены только заинтересованным лицом. Заявления подлежат регистрации в день обращения с устным заявлением или подачи письменного заявления заинтересованного лица.

Рассмотрение заявления: рассматривается единолично работником уполномоченного органа, а в случаях, предусмотренных зак-м об АП, либо по решению уполномоченного органа – коллегиальным составом уполномоченного органа.

При рассмотрении заявления заинтересованного лица работниками уполномоченного органа:

1. изучаются представленные документы и (или) сведения;

2. осуществляется поиск и анализ документов и (или) сведений, необходимых для осуществления АП, имеющихся в уполномоченном органе;

3. сверяется информация, содержащаяся в представленных документах и (или) сведениях, с информацией, имеющейся в уполномоченном органе;

4. получаются необходимые сведения из государственных регистров, реестров, кадастров, списков, каталогов, баз и банков данных;

6. устанавливается наличие или отсутствие оснований для осуществления административной процедуры;

Административное решение:

1. об отказе в принятии заявления заинтересованного лица (отсутствуют основания для осуществления; представленные док-ты, сведения не соотв. треб-м зак-ва);

2. об осуществлении административной процедуры;

3. об отказе в осуществлении административной процедуры.

Уведомление о принятом решении – устно (если в ходе приема) либо выдача/направление в теч. 5 дн.

Административное решение вступает в силу со дня его принятия, если иной срок не установлен в таком решении. Срок действия справки или другого документа, выдаваемых при осуществлении административной процедуры, не м.б. менее шести месяцев (если не указан - бессрочно).

Обжалование: в адм. порядке в теч. 1 года (в суд. – только после обжал-я в адм-м).

Разграничьте формы контроля за осуществлением административных процедур и охарактеризуйте меры ответственности, предусмотренные за нарушение законодательства об административных процедурах.

Государственные органы, иные организации в пределах своей компетенции осуществляют контроль за осуществлением АП. К числу таких органов относятся:

1. Генеральная прокуратура и КГК по всей территории страны независимо от формы собственности уполномоченных органов и их ведомственной принадлежности;

2. вышестоящие исполнительные и распорядительные органы по отношению к нижестоящим, а также подчиненным организациям;

3. республиканские органы государственного управления по отношению к своим территориальным органам и подведомственным организациям и т.д.

Руководители уполномоченных органов или уполномоченные ими работники регулярно, но не реже одного раза в квартал, анализируют замечания и предложения заинтересованных лиц, касающиеся осуществления АП в уполномоченных органах, в целях оптимизации деятельности этих органов и устранения имеющихся в их работе недостатков.

Ответственность:

За нарушение зак-ва об АП предусматриваются различные виды ответственности, прежде всего административная и дисциплинарная.

КоАП содержит отдельную ст.9.26, устанавливающую АО за нарушение зак-ва об АП. Указанная статья КоАП предусматривает, что требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами для выдачи им справок либо иных документов сведений и (или) документов, не предусмотренных законодательством, либо несоблюдение установленных сроков представления сведений и (или) документов, необходимых для выдачи справок либо иных документов, сроков выдачи справок либо иных документов, а равно неправомерное взимание платы за выдачу справок либо иных документов - влекут наложение штрафа в размере от четырех до десяти БВ.

В иных случаях нарушение зак-ва об АП может повлечь применение мер дисциплинарной ответственности. В соответствии с пп.1.10 п.1 Директивы N 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» при наличии в государственном органе двух и более указанных нарушений (необоснованный отказ в выдаче справок или других документов, неправомерное взимание платы за их выдачу), руководитель этого органа привлекается к дисциплинарной ответственности вплоть до освобождения от занимаемой должности.

Главная > Инструкция

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях Изменения и дополнения: Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2011 г. № 283 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/24556 от 20.12.2011 г.) На основании пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 5 мая 2009 г. № 585 «О порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях. 2. Настоящее постановление вступает в силу с 12 мая 2009 г. ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях 1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 28 октября 2008 года «Об основах административных процедур» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 264, 2/1530) (далее – Закон) и определяет порядок ведения в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится осуществление административной процедуры, делопроизводства по административным процедурам в отношении граждан Республики Беларусь, иностранных граждан или лиц без гражданства, в том числе индивидуальных предпринимателей, или юридических лиц Республики Беларусь, других организаций, обратившихся (обращающихся) за осуществлением административной процедуры. 2. В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных статьей 1 Закона. 3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по отношениям, указанным в абзацах втором–двенадцатом пункта 1 статьи 2 Закона, а также по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, порядок рассмотрения которых регламентируется законодательством об обращениях граждан и юридических лиц. 4. Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства. 5. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами. 6. Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется с использованием одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной. Регистрационно-контрольные формы ведутся согласно приложению, если иное не предусмотрено законодательством. В регистрационно-контрольные формы могут включаться реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля и поиска документов и (или) сведений при осуществлении административной процедуры и принятии административного решения. Уполномоченные органы вправе исключать из регистрационно-контрольных форм реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи со спецификой осуществляемых административных процедур. 7. Все поступающие в уполномоченный орган заявления заинтересованных лиц, административные жалобы регистрируются в день подачи в установленном порядке. 8. Административная жалоба заинтересованного лица на принятое административное решение регистрируется отдельно от заявления заинтересованного лица в порядке, установленном настоящей Инструкцией. 9. Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в уполномоченный орган в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс. 10. Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, в уполномоченном органе учитывается в регистрационно-контрольной форме, принятой для учета письменных заявлений с соответствующей пометкой «подано устно». 11. Конверты от поступивших заявлений заинтересованных лиц, предусмотренных абзацем третьим пункта 2 статьи 14 Закона, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения. 12. Регистрационный индекс документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в уполномоченном органе. 13. В государственных органах, иных организациях делопроизводство по делегируемым им законодательством об административных процедурах полномочиям по приему, подготовке к рассмотрению заявлений заинтересованных лиц и (или) выдаче административных решений ведется в соответствии с настоящей Инструкцией либо нормативными правовыми актами, принимаемыми уполномоченными органами на основании настоящей Инструкции. 14. Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе регистрационно-контрольной формы. 15. Контроль за рассмотрением заявлений заинтересованных лиц в уполномоченном органе ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля либо регистрационно-контрольных карточек или журналов. 16. Результат принятого в письменной форме административного решения об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры вносится в соответствующую графу регистрационно-контрольной формы с указанием его даты и номера. 17. Контроль завершается, если административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры принято в письменной форме, в том числе посредством внесения записей в регистры, реестры, протоколы, банки данных, иные документы или информационные ресурсы. 18. В регистрационно-контрольной форме также делается отметка об отказе в принятии заявления заинтересованного лица, переданного по почте либо в виде электронного документа, или если такое административное решение по требованию заинтересованного лица оформлялось в письменной форме. 19. Административное решение, принятое в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит объявлению заинтересованному лицу и результат принятого административного решения отмечается в соответствующей графе регистрационно-контрольной (учетной) формы, в которой регистрировались (учитывались) устные заявления. 20. Заверение копий справки или другого документа, выданного уполномоченным органом по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа. 21. На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия уполномоченным органом административного решения (за исключением случая отказа в принятии заявления заинтересованного лица) делается отметка об исполнении и направлении его в дело. В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в регистрационно-контрольной форме делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело. При этом заявление возвращается заинтересованному лицу вместе с прилагаемыми к заявлению документами и (или) сведениями. 22. При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещения о принятом административном решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения. В регистрационно-контрольной форме делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления нарочным (курьером), по почте, в виде электронного документа или иным способом и дата направления. 23. Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь. 24. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в уполномоченном органе в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур. По заявлениям, документам и (или) сведениям по осуществляемым административным процедурам в отношении граждан и юридических лиц также могут формироваться самостоятельные дела. Заявления, документы и (или) сведения по осуществляемым административным процедурам могут формироваться в дела граждан и юридических лиц, ведущиеся в государственных органах, иных организациях. 25. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются. 26. По истечении установленных сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Состав реквизитов
регистрационно-контрольной формы регистрации
заявлений заинтересованных лиц

№ ____________________________

(регистрационный индекс) Фамилия, собственное имя, отчество, место жительства (место пребывания) гражданина или наименование и место нахождения юридического лица, контактный телефон ______________________________________________________________________________ Форма подачи заявления ________________________________________________________ Дата подачи заявления _________________________________________________________ Количество листов заявления ____________________________________________________ Количество листов документов и (или) сведений, представленных заинтересованным лицом ________________________________________________________________________ Даты, индексы* повторных заявлений ____________________________________________ Наименование административной процедуры ______________________________________ _____________________________________________________________________________ Исполнитель _________________________________________________________________ Срок исполнения _____________________________________________________________ Ход рассмотрения ____________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Отметка о направлении заявления в соответствующий уполномоченный орган и уведомлении об этом заинтересованного лица _____________________________________ _____________________________________________________________________________ Дата и номер принятого административного решения _______________________________ Результат принятого административного решения __________________________________ _____________________________________________________________________________ Отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении _____________________________________________________________________ Отметка о снятии с контроля ___________________________________________________ Документ подшит в дело № _____ _____ л. ______________________________ *Проставляются при присвоении повторному заявлению очередного регистрационного индекса. ИПС "ЭТАЛОН" 6.1 21.02.2012

Административное производство – это нормативно урегулированный порядок совершения процессуальных действий, обеспечивающих законное разрешение индиви-дуальных административных дел, объединенных обязательностью предмета. Все административные производства подразделяются на 2 группы:
1) процессуальное производство;
2) юрисдикционное.
Процессуальное производство охватывается понятием делопроизводство. Предметом процессуального производства являются индивидуальные административные дела бесспорного характера. В рамках процедуры производства правовая оценка поведения лица не является обязательной. Процессуальное производство не имеет своим результатом применение принудительных мер.
Различают следующие виды процессуальных произ-водств:
1) лицензировано-разрешительные;
2) регистрационные;
3) нормотворческие.
Лицензионно-разрешительное производство регулируется ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», который определяет, что лицензия – это основной документ, который разрешает осуществление определенного вида деятельности в определенные сроки и устанавливает условия осуществления этого вида деятельности. Для получения лицензии заявитель должен представить в лицензирующий орган определенный пакет документов. В большинстве случаев, кроме предоставления документов требуется проведение экспертизы. Срок для выдачи лицензии – 30 дней. Отказ в выдаче лицензии м б обжалован в арбитражном суде. Лицензии выдаются сроком от 3х до 5 лет. Передача лицензии другим лицам запрещается. Лицензирующий орган при наличии нарушений может приостановить действие лицензии на срок до 6 месяцев. Отзыв лицензии возможен только по решению суда, но лицензия на осуществление банковской деятельности только ЦБ. Разрешительная система – совокупность правил, регламентирующих порядок производства, хранения и т.д. оружия, взрывчатых веществ, а также порядок открытия и функционирования оружейных, ремонтных, пиротехнических производств и строительство тиров.
Регистрационное производство осуществляется в ФМС, ФНС, ФС кадастрового учета, министерстве юстиции. Министерство юстиции осуществляет регистрацию НПА ФОИВ. ФМС осуществляет учет граждан РФ и иностранных граждан по месту жительства и месту постоянного пребывания. ФНС осуществляет регистрацию юридических лиц. ФС по кадастру осуществляет регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
Нормотворческое производство. Общее правило процессуальных действий по принятию НПА практически отсутствует. В большинстве случаев действует правило ведомственного характера. Единственным НА является регламент заседаний правительства. Кроме того, правила подготовки и принятия НА ФОИВ и их государственной регистрации предусматривают обязанность органов ИВ регистрировать свои НА в министерстве юстиции.
К юрисдикционному производству относят:
1) производство по делам об административном правона-рушении;
2) дисциплинарное производство;
3) производство по жалобам.
Особенности юрисдикционного производства:
1) специфическим предметом административной юрисдикции является конкретный административный спор;
2) правовая оценка поведения лица является важнейшим условием разрешения административно-правового спора;
3) возможность или необходимость применения соответ-ствующих мер юридической ответственности к виновной стороне спора.
ТО административная юрисдикция – это администра-тивно-процессуальная деятельность уполномоченных ис-полнительных органов, осуществляемая во внесудебном порядке с целью рассмотрения и разрешения индивидуальных административно-правовых споров и дел.
Суть дисциплинарного производства закрепляется в применении дисциплинарного принуждения к лицам, со-вершившим правонарушение в виде дисциплинарного проступка.
Дисциплинарное производство регламентировано многими НА, но в общем виде оно выглядит следующим образом: взыскание применяется непосредственно за обнаружение проступка, но не позднее 1 месяца со дня обнаружения и в месяц со дня совершения. До применения взыскания с работника д б затребовано письменное объяснение. Дисциплинарное взыскание налагается прямым или непосредственным начальником в устной или письменной форме.
Дисциплинарное взыскание считается погашенным, если в течение года со дня его наложения не будет наложено новое взыскание.
Нормативной основой производства по жалобам является ФЗ «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан», «Об обжаловании в суде действий и решений, нарушающих права и свободы граждан», ГПК, АПК.
89.

Еще по теме Понятие административного производ-ства, виды.:

1. 17.1. Понятие, особенности и виды административной ответственности
2. 16.2. Состав административного правонарушения: понятие, элементы, виды
3. 15.1. Понятие, особенности и виды административно-правовых режимов